Att ta företaget till konferens är något många gör en eller ett par gånger om året. Ju mer man gör det desto bättre blir man på att planera resan. Men när det är första gången kommer man behöva lite tips på vägen.
Börja tidigt
Ett nybörjarmisstag man ofta ser är att man underskattar tiden det kan ta att planera en konferensresa för ett företag. Vill man vara säker bör man börja planeringen långt innan det tänkta datumet. Annars kommer man få en stressig tid när dagen för avresa börjar närma sig.
Välja plats
Att välja var man ska hålla konferensen är ett stort beslut och det finns väldigt mycket att välja mellan. Det är populärt att hålla konferens utomlands och det finns många fördelaktiga paket man kan utnyttja när man vill boka en konferensresa. Tänk på anläggningens plats, vad som finns i närområdet och hur detta kommer att påverka eventuella aktiviteter man vill hålla.
Tydligt schema
Det är viktigt att planera konferensdagarna så noga som möjligt. Det kan finnas mycket man vill hinna med och allt bör finnas med i schemat för att det ska gå smidigt till. Detta inkluderar även kortare raster och tid för lunch. Kom bara ihåg att ett schema är bara till användning om man faktiskt följer det också. Om något börjar dra ut på tiden får man börja fundera på om det är värt att runda av direkt eller låta tiden gå ut över nästkommande del av schemat. Hur som helst bör man alltid avsluta arbetsdagen vid den utsatta tiden.
Aktiviteter
På konferenser är det vanligt att inte bara spendera tid med arbete ting utan även planera in några aktiviteter. Detta kan vara allt från teambuildingövningar till bara något roligt att göra tillsammans som en grupp. Tänk på vad som passar bäst och planera något som alla kan vara med på och inte utesluter en eller flera på grund av någon anledning.
Planera maten
Under konferenser kommer flera måltider behöva planeras. De flesta anläggningar har möjligheten att erbjuda måltider och är något man alltid bör dra nytta av när det passar sig. Men det kan ju också bli aktuellt att gå ut på restaurang eller liknande beroende på var man är och vilken aktivitet som tar plats precis innan det är dags att bryta för lunch eller middag. Samtidigt är det också viktigt att veta om någon på konferensen har några matallergier eller följer en viss diet. Dessa faktorer måste tas med i beräkningarna när maten ska planeras.
Följ upp efteråt
För att säkerställa att konferensen var givande är det viktigt att följa upp efteråt och låta alla reflektera över hela upplevelsen. Tänk på vad alla fick ut av den, om syftet med konferensen uppnåddes, vad som kan göras bättre nästa gång och så vidare. Uppföljningar kan vara riktigt effektiv när de görs på rätt sätt.